メールで届く請求書・領収書の PDF のファイル名をまとめて付ける — 添付ファイルと、本文だけのメール

取引先からメールで届く請求書・領収書の PDF は、「請求書.pdf」「invoice.pdf」のように送り手ごとに名前がばらばらです。同じ名前のファイルをダウンロードすると、「請求書 (1).pdf」のような番号が付くだけです。このままでは、日付・取引先・金額でファイルを探せません。1 か月分の PDF を 1 つのフォルダに集めて、まとめて名前を付け直す手順をまとめます。

2026-10-03 更新。Gmail の画面の名前と手順は、この日までに Gmail のヘルプで確かめたものです。

要点

• 請求書が添付で届いたメールは添付ファイルだけを、本文に金額などが書かれたメールはメールを PDF にして残します（国税庁の一問一答の問 6・53）。
• 月に 1 回など決まった時期に、その月に届いた分を 1 つのフォルダに集めます。
• ファイル名には取引年月日・取引先・金額を、すべてのファイルで同じ順序で入れます。例: 20260930_株式会社サンプル_11000.pdf
• 電帳リネームに PDF をまとめてドロップすると、日付・金額・取引先を読み取って、同じ順序の名前を一度に付けます。無料で 1 回 5 ファイルまで使えます。

メールの請求書を PDF でそろえる

届き方によって、PDF の用意のしかたが違います。

Gmail をパソコンのブラウザで使っている場合は、次のように操作します（Gmail のヘルプ）。

• 添付ファイル: メールを開き、下部の添付ファイルにカーソルを合わせて、ダウンロードのアイコンを押す。ファイルはブラウザのダウンロード用のフォルダに入ります
• 本文だけのメール: メールを開き、右上のその他アイコン（縦に 3 つの点）から「印刷」を選ぶ。ブラウザの印刷の画面で PDF として保存する（Chrome なら送信先を「PDF に保存」、Mac の Safari なら印刷画面の左下の「PDF」から「PDF として保存」）

1 か月分のメールは、Gmail の検索ボックスで探せます。例えば 9 月に届いた、PDF の添付がある請求書・領収書のメールなら {請求書 領収書} has:attachment filename:pdf after:2026/09/01 before:2026/10/01 と入れます。

電帳リネームでまとめて名前を付ける

1. ツールのページを開き、フォルダに集めた PDF をまとめてドロップする
2. 日付・取引先・金額が表に並ぶので、画面に出る PDF の中身を見ながら確かめ、違っていれば直す
3. ファイル名の並び順や日付の形式を選ぶ（既定は「日付_取引先_金額」）
4. ダウンロードを押すと、名前を付け直した PDF が ZIP で保存される（1 件なら PDF のまま）

同じ請求書を 2 通のメールで受け取ったときや、2 回ダウンロードしたときも、中身が同じファイルは表に 1 つしか入りません。読み取った日付・取引先・金額が同じで名前が重なるときは、末尾に「_2」「_3」を付けて区別します。

PDF はブラウザの中だけで処理し、サーバーには送りません。インストールや登録も要りません。

メールの PDF から読み取る項目

添付の PDF は、実際に受け取った請求書・領収書と、請求書の Excel のひな形を PDF にしたもので確かめています。Gmail で印刷した PDF は、Gmail の印刷の画面と同じ並びにした試験用の PDF で確かめたもので、実際のメールではまだ試していません。読み取りは完全ではないので、表で確かめてから保存してください。

日付と取引先をそろえる

メールの請求書には日付がいくつもあります（請求書の日付、本文の注文日や支払日、メールの受信日時）。どれを使うかを 1 つ決めて、すべてのファイルで同じにしておくと、範囲で探すときに漏れません。電帳リネームは書類に書かれた日付を先に読むので、受信日時を使いたいときは表で直します。

差出人の表示名（「○○サポート」など）と、請求書に書かれた会社名が違うことがあります。電帳リネームは書類に書かれた会社名を読みます。表記を一つに決めて、違っていれば表で直します。有料プランなら、取引先の辞書に登録しておくと、次からは自動で置き換わります。

よくある質問

何件までまとめて処理できますか

無料プランでは、表に置けるのは 5 ファイルまでです。保存したら表から消して、次の 5 ファイルを続けて処理できます。有料プラン（月額 480 円・年額 3,980 円）は件数の上限がなく、1 回で数百件まで並べられます。

Gmail に置いたままではいけませんか

一問一答の問 5 は、メールソフトで見られるだけでは十分とは言えない、としています。理由は、データを検索できる状態で保存する必要があるためです。パソコンやクラウドのフォルダに保存し、ファイル名で日付・取引先・金額から探せるようにします。

紙に印刷して残してもよいですか

メールで受け取った請求書・領収書は電子取引のデータなので、紙に印刷したものだけを残すのでは足りません。データのまま保存します（問 5）。

紙をスキャンした PDF が届いたときはどうなりますか

文字の入っていない PDF は、無料プランでは読み取れないので、表に手で入力します。有料プランでは画像から文字を読み取りますが、文字の入った PDF より精度が落ちるので、表で確かめてください。

ファイル名のほかに必要なことはありますか

ファイル名で満たせるのは検索の要件です。電子取引のデータの保存には、改ざんを防ぐ措置（事務処理規程を定めて守るなど）も必要です（検索要件の解説、ファイル名のルール）。

電帳リネームを試す

登録は要りません。メールで届いた請求書・領収書の PDF なら、無料で 1 回 5 ファイルまで読み取ってファイル名を付けられます。

出典

• Gmail ヘルプ「Gmail の添付ファイルの表示とダウンロード」
• Gmail ヘルプ「Gmail のメールを印刷する」
• Gmail ヘルプ「Gmail の検索を絞り込む」
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和 8 年 7 月）